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Il mio dottorato è ufficialmente in filosofia, ma al centro del mio progetto di ricerca c’è la storia. Perciò le sfide metodologiche sono molte, e una di queste è come gestire le centinaia, no, migliaia di fotografie d’archivio.

Primo tentativo: il buon vecchio excel, un evergreen che con le sue tabelle permette di fare magie. A patto di personalizzarlo con formule e macro, un universo a me sconosciuto. Una vera fortuna, dunque, aver trovato Tropy: un software assolutamente gratuito sviluppato ad hoc per la ricerca scientifica. Il nome sta per un processo inverso all’entropia: un ri-ordinamento dell’universo; ambizioso ma efficace. Ecco la recensione legata alla mia esperienza con questo utile strumento, che finora si è dimostrato utilissimo. Eureka!

Cos’è Tropy ?

In soldoni, Tropy è un software per gestire fotografie d’archivio: 

    • permette di organizzare le fotografie in cartelle, sottocartelle e tag;
    • permette di inserire commenti e trascrizioni (e anche link);
    • gode di un’assistenza molto vicina agli utenti: Tropy è infatti ancora in sviluppo, e le release sono regolari e frequenti; ancora più importante, gli sviluppatori apportano le modifiche suggerite dalla comunità sul forum, che è anche un punto di riferimento per aiutarsi tra utenti.
  • è semplice da usare.

Come funziona?

Primi passi – creazione del progetto e gestione degli elementi

Ho installato Tropy su windows, e non ho mai usato la versione Mac. Il software è abbastanza leggero (75MB), molto stabile (nessun crash in un paio di mesi di utilizzo; qualche malfunzionamento molto leggero e senza conseguenze risolto chiudendo e riavviando Tropy) e anche relativamente intuitivo: un paio d’ore sono sufficienti a prendere la mano con la logica della faccenda. All’apertura è sufficiente aprire un nuovo “progetto”, che è il perimetro di lavoro. Questo creerà un file “.tpy” nella cartella che scegliete. Dopodiché a questo progetto potete aggiungere le foto e organizzarle in “liste” (equivalenti a cartelle) e “item”, cioè le sottocartelle, nonché l’unità minima di raggruppamento. All’interno di questi, le singole foto.

Dalle ultime versioni è inoltre possibile creare sottocartelle nelle cosiddette “liste”, cioè delle sottocartelle di quelli che qui ho chiamato “box”.

Nella colonna di sinistra le “liste”, che ho chiamato con il numero dei box dell’archivio; nella parte centrale, gli “item” della lista evidenziata in blu. Ogni item mostra la prima fotografia al suo interno.

Naturalmente tutte le liste e gli item si possono nominare e rinominare a piacimento, e i comandi sono quelli classici di windows. Nessuna sorpresa, quindi: trascinare due foto insieme creerà un nuovo item che le include, e tutti gli elementi si possono copia/incollare/tagliare/rinominare.

NB. Tropy salva in automatico in modo continuativo: quello che avete fatto alla chiusura di Tropy lo ritroverete all’apertura. Non esiste un tasto “salva progetto”.

seconda fase – lavorazione delle fotografie

Bene per l’organizzazione delle fotografie. E poi? Eccoci alla schermata di lavoro di una singola fotografia:

Nella colonna di sinistra abbiamo i metadata e i tag, e più in basso la lista di fotografie presenti in quell’item (una sola in questo caso); infine, un elenco delle “note” relative a quella fotografia, cioè il testo che scriviamo. Siamo vicini al clou dell’azione.

Questa la schermata dove avviene la magia. In alto la barra degli strumenti relativi alla fotografia: zoom, rotazione, adatta alla pagina, ribalta e altre manovre; sulla destra un editor molto limitato ma prezioso per modificare luce e contrasto, nel caso le foto non siano venute perfettamente, o per creare un negativo (molto utile per lavorare sui microfilm. Sotto, invece, un foglio di scrittura con diverse formattazioni e la possibilità di inserire link. Non ha tutte le opzioni di Word, ma è più che sufficiente per trascrizioni o commenti.

Non c’è la possibilità di cambiare colore del font, che potrebbe essere utile ad esempio per distinguere tra trascrizione e commenti, ma chissà che non venga implementato in una nuova versione. Proprio in questo momento, ad esempio, si sta discutendo della possibilità di cambiare la grandezza dei caratteri, una funzione che forse verrà implementata prossimamente.

terza fase – assegnazione dei tag e dei metadata

In base a come lavoriamo il testo, infine, possiamo aggiungere tag al documento, come vedete nella foto qui a destra. I tag alle singole fotografie verranno applicati all’intero item; perciò se avrete una pagina in cui si parla di Menù – antipasti” e una seconda pagina con “Menù – dessert”, e create i tag “antipasti” e “dessert”, vi ritroverete con un singolo item con entrambi i tag. Infiniti tag possono essere aggiunti a ogni item.

Ai tag possono essere anche assegnati colori specifici, che vedete in alcune schermate qui sopra; man mano che l’archivio cresce, potrete selezionare ciò che cercate in base a questi tag. Lo sviluppo di un sistema coerente e fruibile di tag è certamente la sfida maggiore, e ovviamente dipende dalla natura dell’archivio. Ad esempio nel mio caso ho stabilitodei codici, totalmente arbitrari, per distinguere opere pubblicate, persone e date. La buona notizia è che anche i tag sono modificabili, quindi potrete rimaneggiare le cose man mano che catalogate i documenti.

NB. Purtroppo al momento la ricerca mediante tag richiede che scriviate la parola esatta dall’inizio; se cercate il tag “primi piatti” non verrà rilevato scrivendo “piatti”. Anche questa è una funzione che potrà essere inserita su richiesta degli utenti.

Update: da alcune settimane è possibile anche la ricerca intelligente, tramite solo alcune lettere di un tag o di un metadata.

Non ho scritto nulla riguardo ai metadata, cioè ai dati che andrebbero impostati a monte, all’apertura del progetto:tropy metadata

Update: i metadata (nella foto qui a destra) sono per alcuni versi alternativi ai tag, per altri complementari. Prima di tutto includono i dati tecnici della fotografia (modalità in cui è stata scattata, la data, ISO, tempo, ecc). Ma probabilmente le informazioni più utili sono quelle dell’archivio – è possibile specificare la collocazione, il box, il folder, il dossier, il numero identificativo – e quelle della fotografia stessa: autore, data, destinatario, luogo.

A questo proposito, Tropy prevede un paio di template standard: uno per i documenti e uno per la corrispondenza, che appunto prevede le voci elencate sopra. Inoltre è possibile creare un template personalizzato per inserire nuovi parametri a piacimento.

Una mini-FAQ nata con l’esperienza.

Questo è tutto per il funzionamento di Tropy. Ma quello che conta veramente è cosa succede quando qualcosa va storto? Finora non ho avuto esperienze traumatiche, ma ho fatto qualche prova; ecco i risultati:

    • Se togliete le foto dalla collocazione in cui Tropy le cerca, sul pc, il “progetto” rimarrà intatto, con tutte le note e i tag; semplicemente, all’apertura di ogni item vi segnalerà che non trova il file corrispondente. Esiste un modo per permettere al software di “ritrovarle”, ma non ho provato e non so dire di più.
    • Se modificate le fotografie mantenendo le cartelle e i nomi, Tropy non avrà problemi a riconoscerle.
  • E’ bene lavorare con fotografie snelle: ho provato a mantenere le foto originali (circa 10MB ciascuna) e dopo alcune centinaia il progetto era lento ad aprire liste e item. Ho lavorato le foto con lightroom per migliorarne la qualità e ridurne la dimensione (1.5MB ciascuna a parità di qualità) e tutto è diventato molto più fluido.
C’è altro?

Per concludere, avevo il timore che Tropy fosse uno strumento utile ma complesso, che richiede mesi di preparazione e pianificazione e un uso intenso prima di rientrare dell’investimento di tempo ed energie. Per fortuna non è così. Tropy E’ comodo, intuitivo, chiaro; insomma, è un software utile. Mi sta salvando la vita, anche senza saperne sfruttare tutte le potenzialità. E penso che possa fare lo stesso con tutti e tutte coloro che lavorano con archivi.

Questa recensione nasce dalla mia esperienza piuttosto limitata: se avete commenti, domande, o avete provato anche voi Tropy e volete aggiungere informazioni, ditelo!


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One thought on “Un software per gestire le fotografie d’archivio. Breve recensione di Tropy

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